אנשים אוהבים לתת עצות. וכשנדמה היה שכל העולם מרוחק בשנת 2020, העצות כיצד לעבוד בצורה הטובה ביותר מרחוק החלו להציף.
כמה עצות היו טובות. עצות אחרות היו ממש מזיקות.
יש שרשורים בכל רחבי Reddit, טוויטר ולפחות תריסר קבוצות פייסבוק מבוססות עם אינספור מומחים לעבודה מרחוק – "מומחים" שבקושי עושים זאת כבר שנה.
אמנם לא כל הטיפים לניהול יעיל של אנשים ופרויקטים מרחוק הם רעים, אבל חלקם בהחלט ישלחו אתכם לספירלה של בזבוז זמן ואנרגיה. עצה כמו:
– תזמן יותר פגישות ממה שאתה חושב שאתה צריך.
– אתה צריך אפליקציה לפרויקטים, ניהול לקוחות ותקשורת – אה ובהחלט אחת לניהול דוא"ל!
– ודא שכולם בצוות שלך עונים ופעילים בכל הצ'אטים כדי להגביר את המעורבות.
– תזמן פגישות סוציאליזציה חובה ותכנן שוברי קרח כדי לבנות את תרבות החברה המרוחקת שלך.
וההצעה הכי מצחיקה:
– היפגשו מדי יום וקבלו רשימה מדויקת של כל מה שהעובדים שלכם עשו יום קודם.
עבודה מרחוק אינה מסובכת כפי שהיא נראית. ב-Basecamp, אנחנו עושים את זה בהצלחה (ובפשטות) כבר למעלה מ-20 שנה. המייסדים שלנו אפילו כתבו ספר בנושא (וזה היה לפני COVID).
אם העבודה המרוחקת או ההיברידית שלך זקוקה למעט, ובכן, עבודה, הנה כמה הצעות שיובילו את הצוות שלך לכיוון הנכון.
ניהול פרויקטים עבור צוותים מרוחקים נגד אישי
העבודה היא פרויקטים, ופרויקטים שונים באופן אישי לעומת מרחוק. ישנם אלמנטים מועילים לפרויקטים שמגיעים באופן טבעי באופן אישי – אלמנטים שעליכם לעבוד בהם כדי לשכפל עם צוותים מרוחקים.
הראשון נפוץ לדון כשמדובר בבניית תרבות חברה מרוחקת, אבל זה חל גם על ניהול פרויקטים: דיבורים במקרר מים. זה הדיון המקרי, הרכילות והקשר הכללי שקורים בין פעילויות עבודה במשרד פיזי. למרות שזה טוב לבניית קשרי עובדים, זה גם יעיל מאוד לשיתוף פעולה בפרויקט.
תוך כדי צ'אט, מישהו עשוי להזכיר על מה הוא עובד כרגע, דבר שמישהו גם תורם לפרויקט שומע. אותו אדם מצטרף לשיחה, ובקרוב, יש דיון טבעי על מושגים, זוויות ויישום שפשוט העלו את התפוקה של הפרויקט הזה.
אלמנט זה חסר לעתים קרובות בעבודה מרחוק.
יש להקל על שיתוף פעולה זה בפרויקט. ואתה, כמנהל הפרויקט, צריך ליצור את המרחב כדי שזה יקרה. בהתחשב בכך שלכולם עשויים להיות לוחות זמנים שונים של עבודה מרחוק או היברידי זה מזה, תזדקק לכמה כלים כדי ליצור מחדש את החוויה הזו.
כלים ותוכנות לניהול פרויקטים מרחוק
בניגוד לאמונה הרווחת, אינך רוצה שיהיו לך כמה סוגים של תוכנות כדי להפעיל את הצוות המרוחק שלך. ההיפך הוא למעשה נכון – יותר לא טוב יותר כשזה מגיע לתוכנה.
אבל אתה צריך משהו. משהו חייב לשמור על הצוות שלך לנוע באותו כיוון באותו דד-ליין. אבל רוב הכלים המוכרים כ"פריצות דרך" לעבודה מרחוק הם לא יותר מהסחות דעת מהוללות.
איך אתה יכול לדעת איזו תוכנה כדאית ואיזו תגרום יותר נזק מתועלת? הנה מה לחפש בפתרון תוכנה לניהול פרויקטים מרחוק:
יצירת פרויקט פרטני
אתה לא רוצה להפעיל פרויקטים מכלי שמאפשר רק משימות בודדות. זה סיוט של פריטים באיחור ומועדים שהוחמצו.
תרצה מקום שבו תוכל להפריד את העבודה לפרויקטים ספציפיים כדי לעזור לצוות שלך להתיישר. הכל עבור הפרויקט הזה צריך לחיות בקטע משלו, בלי קרוסאובר. בדרך זו, רק העבודה הדרושה לאותו פרויקט תידובר, תוקצה, תגיב ותשותף. כולם נשארים מרוכזים בזמן הפרויקט.
למרבה המזל, רוב תוכנות ניהול הפרויקטים (כולל Basecamp) מציעות את ההגדרה הזו, ומאפשרת לך לשמור על פרויקטים, ולארגן אותם כרצונך בלוח המחוונים האישי שלך.
רשימות מטלות או לוחות Kanban
בתוך הפרויקטים שלך, אתה רוצה דרך ליצור פריטי פעולה, להקצות אותם לבעלים ולתזמן תאריכי יעד. הם צריכים גם להיות מאורגנים בצורה שתאפשר לצוות שלך לבלות יותר זמן ממוקד בעבודה, ופחות זמן להבין על מה לעבוד.
כמה אפשרויות לארגון הן: רשימות בודדות, קטגוריות או פריסת שולחן קלפים/לוח קנבן בסגנון.
היתרונות של אלה תלויים באמת בתעשייה שלך ובאופן שבו הצוות שלך פועל בצורה הטובה ביותר. לוחות Kanban מושכים מבחינה ויזואלית ויכולים להיות שימושיים עבור תהליכים עם שלבים משתנים, כמו יצירת תוכן, עריכת וידאו או ניהול מדיה חברתית. אבל רשימות מטלות מאפשרות לקבץ סוגי עבודה, וזה נוח כאשר עובדים עם מחלקות שונות או יוזמות מורכבות יותר.
השוואת המבנה בסגנון לוח הפחמימות/לוח הקנבן לרשימות המטלות
לא פורמט בתוך Basecamp.
השוואת המבנה בסגנון לוח הפחמימות/לוח הקאנבן לפורמט רשימת המטלות בתוך Basecamp.
תִקשׁוֹרֶת
כמובן, אם אתה עובד מרחוק, אתה צריך מרחב לתקשר עם הצוות שלך. מה שאתה רוצה לחפש, במיוחד כאשר פרויקטים מנהלים צוותים מרוחקים, זה משהו עם מיקומי תקשורת שונים.
הדבר האחרון שאתה רוצה הוא לדבר על מטלה ספציפית באימייל שהולך לאיבוד בתיבת הדואר הנכנס עמוסה.
אלו הם שני סוגי התקשורת שתרצו:
הודעות ישירות
הודעות פרויקט
מטלות ומשימות אישיות
פגישות וירטואליות
נסה להשתמש רק בתוכנה אחת לתקשורת, אפילו עם הלקוחות שלך. ככל שמישהו צריך שיהיו יותר מסכים פתוחים, דעתו מוסחת יותר ותעשה פחות עבודה. חלק מהתוכנות מכילות את כל זה באחד, בעוד שאחרות ידרשו ממך להתאים או לאגד אפליקציה של צד שלישי עם תוכנת ניהול הפרויקטים שלהן.
לא משנה מה תבחר, שמור על זה פשוט.
יומנים ו/או סנכרון
אם אתה כבר פועל בעיקר מתוך אפליקציית יומן כמו גוגל או iCloud, מציאת תוכנה עם יכולות סנכרון תייעל את עומס העבודה שלך. אם לא, אז לפחות חפש תוכנה המאפשרת לך לדמיין את עומס העבודה שלך על פני פרק זמן ארוך יותר, באופן אידיאלי חודש.
בסופו של דבר, זה מסייע ליכולת של הצוות שלך לתכנן, כולל מתי הם הזמנים הטובים ביותר לשתף פעולה בכל פריט פעולה נתון.
הנה כמה דוגמאות איך זה נראה בתוכנת ניהול פרויקטים:
דוגמה לצפייה בלוח זמנים של פריטי פעולה בפריסת לוח שנה עם אפשרות לסנכרון עם היומן שלך.
דוגמה לצפייה בלוח זמנים של פריטי פעולה בפריסת לוח שנה עם אפשרות לסנכרון עם היומן שלך.
ניהול הצגה או גישה
כל הארגון שלך לא צריך גישה לכל פרויקט בחשבון החברה שלך. הם צריכים רק לראות ולפעול מתוך אלה שהם חלק מהם. חפש תכונה זו בעת בחירת תוכנת הצוות המרוחק שלך.
אם אתה עובד ישירות עם לקוחות, אתה יכול ללכת צעד קדימה ולבחור תוכנה שתעביר את הלקוחות שלך בלולאה ישירות לפרויקטים שלהם, מה שתקצר את התקשורת עם הלקוחות.
העלאת קבצים ושיתוף
לפרויקטים יש תוצרים. והתוצרים האלה צריכים מקום לגור בו. תעדוף תוכנה המאפשרת לך להעלות ולשתף בקלות את התכונות הללו, הן במסגרת מטלות בודדות והן בקטע ייעודי בכל פרויקט עבור תוצרים.
דוגמה לשמירת כל הקבצים וההעלאות במיקום אחד בתוך פרויקט כדי לשמור על צוותים מרוחקים מאורגנים.
דוגמה לשמירת כל הקבצים וההעלאות במיקום אחד בתוך פרויקט כדי לשמור על צוותים מרוחקים מאורגנים.
אינטגרציות
כאשר אינך יכול לבצע 100% מהעבודה בתוכנת ניהול הפרויקטים שלך, האפשרות הבאה הטובה ביותר היא שילוב הגישה של צד שלישי מתוך הפרויקט.
לדוגמה, ייתכן שתצטרך לגשת ל-CRM כדי להשלים את הפרויקט אם אתה בצוות המכירות. אבל מה שאתה לא רוצה הוא לאלץ את הצוות שלך לשנן כל תוכנה או אפליקציה נוספת הדרושה להשלמת פרויקט. מצא כלי שישלב את מה שאתה צריך בצורה חלקה.ניהול פרויקטים מרחוק בקלות
כל הכלים והתוכנות בעולם לא יעזרו אם לא תבינו איך לנהל צוות מרוחק. להלן מספר קווים מנחים כדי להפוך את פרויקטי הצוות המרוחק שלך ליעילים יותר:
1. צור מערכת
חוקים תמיד יכולים להישבר, אבל הם קיימים מסיבה כלשהי. "מערכות" היא רק מילה מפוארת שמייצגת את "כללי הפעולה" בתוך העסק. זה מדריך לאופן שבו אתה עושה פעילויות חוזרות ונשנות.
לא כל סוגי הפרויקטים חייבים להיעשות באותו אופן עם אותן מערכות, אבל צריך שיהיה לך מבנה כלשהו שבו אתה משתמש כדי לתכנן, ליצור ולבנות פרויקטים. מסגרות עוזרות לשמור על הצוות שלך מאורגן כמו גם להבטיח שלא תפספסו שלבים חיוניים, לא משנה מי מנהל את הפרויקט.
מערכות אלו יכולות להיראות כך:
תבניות רשימת מטלות עבור פרויקטים ספציפיים (כמו גיוס עובדים, הצטרפות או יצירת תוכן)
תבניות פרויקט עם מועדים קבועים מראש
מסמכים או קבצים מקושרים עבור חוזים או נתונים נחוצים
2. בנה קווי זמן מציאותיים
ייתכן שאין שום דבר רע ביכולת שלך לנהל פרויקטים של הצוות המרוחק שלך מלבד שאתה חושב שניתן להשיג יותר בציר זמן נתון ממה שהוא ריאלי. היעדים שאתה מגדיר עבור מועדים משפיעים מאוד על היכולת של הצוות שלך לעמוד בהם בפועל.
אם ציר הזמן קצר מדי, הלחץ של הפגיעה בו יגרום ליצירתיות מהתהליך. אם זה ארוך מדי, התרוצצות עמוסה יכולה לתפוס אחיזה ולעצור מומנטום חיובי.
הדבר הטוב ביותר שאתה יכול לעשות כדי לעזור לצוות המרוחק שלך הוא לדבר איתם ולהבין את העומק של מה שהם עושים. אל תניח שאתה יודע מה נכנס לעבודה (במיוחד אם מעולם לא עשית זאת בעצמך).
3. שתף פעולה קודם, תקשר אחרי
שיתוף פעולה ותקשורת אינם זהים. עבודת הכנה ורעיונות של פרויקטים
צריך להיעשות ביחד כדי שהצוות כולו יוכל לתרום לבניית פריטי פעולה ותאריכים.
התקשורת מגיעה לאחר מכן, כאשר אתה צריך לשאול שאלות, לקבל משוב ולעדכן אחד את השני בהתקדמות הכוללת של היוזמה. מסיבה זו, התמקדו בשיתוף פעולה בחלק הקדמי של הפרויקט, ובתקשורת בזמן שהפרויקט בעיצומו.
4. הקשיבו לצוות שלכם ותחזרו
אם ביצעת את העבודה שלך ופתחת קווי שיתוף פעולה ותקשורת, לא אמורה להיות לצוות שלך בעיה לשתף משוב על תהליכי הפרויקט. זה התפקיד שלך לשמוע אותם ולעדכן איך אתה עושה דברים בהתאם.
ברור שלא ניתן לקחת בחשבון את השיטה המועדפת של כל עובד לעשות דברים, אלא להתמקד בנושאים. האם יותר אנשים נאבקים בשלב של QA? האם יש צורך בפגישות נוספות כי המידע אינו ברור? האם הם נאבקים יותר מדי עם לוחות הזמנים המוצעים?
שמע אותם, ותכנס היכן שצריך וערוך שינויים כדי להסיר מחסומים שהם מתמודדים איתם.
